Optimiser sa gestion du temps

gestion du temps

Nous sommes tellement habitués à entendre “je suis débordé”, “je suis sous l’eau”, que je me suis demandée si c’était une mode propre aux Français ?

Ou bien a-t-on un problème d’ego ? Ne pas avoir le temps peut sous-entendre qu’on est très demandé, et pourrait avoir une influence sur l’image sociale qu’on laisse voir de nous. Honnêtement, je pense que ce n’est ni l’un ni l’autre.

Connaissez-vous ce ressenti de mal-être lorsqu’à la fin de la journée on a le sentiment de n’avoir rien accompli, alors qu’on a fait 1000 choses ? Cela n’a rien à voir avec la mode, n’est-ce pas 😉  

Mais c’est une caractéristique très française, car chez certains voisins européens, savoir gérer son emploi du temps est gage d’efficacité ! Alors que pour les Américains être overbooké est le marqueur d’un rang social élevé. 

Si c’est une question de culture, cela ne change rien au fait que là, maintenant, vous vous sentez peut-être surmené et vous aimeriez certainement consacrer plus de temps à votre famille et vos loisirs.

Alors un peu plus de sérénité dans votre quotidien, cela vous tente ?

Apprenez à vous dégager du temps avec quelques bonnes pratiques dont je vous parle aujourd’hui.

Moi même j’ai été débordée, stressée, et oui je l’avoue, complètement désorganisée. Mais j’ai appris à changer tout cela, à casser les mauvaises routines ou les fausses croyances. Au vu du ressenti de détente et de bien-être que j’ai pu éprouver ensuite, aujourd’hui j’assume :

“Être organisée, cela me détend”.

Lectures, choix d’outils digitaux, tentatives avec de nombreuses méthodes différentes, je n’ai de cesse de toujours trouver des trucs pour gagner du temps… Même sur la vitesse de déplacement de ma souris !

Alors je n’irais pas jusque là aujourd’hui. Je partage simplement avec vous ma perception d’une bonne organisation pour optimiser la gestion du temps, issue de ma propre mise en pratique.

Se sentir plus détendu est déjà un avantage en soi. Il y a aussi d’autres aspects ultras positifs : 

  • gagner en efficacité et productivité
  • avoir un esprit plus léger
  • profiter de plus de temps

Les priorités

Qu’est-ce que c’est une priorité ?

Commençons par revoir nos perspectives et redéfinir ce qu’est une priorité. Si vous pensez à Eisenhower parce que vous en avez déjà entendu parler, patience, nous y venons juste après.

La priorité va avoir un sens différent selon son contexte et votre position. Disons que je vais cadrer la définition sur le sujet de l’organisation et de fait, la gestion du temps.

Cela tient plus des valeurs personnelles que de règles absolues. En effet, on peut prétendre arriver à départager nos vies perso et pro, dans les grandes lignes c’est bien, mais dans les faits, c’est autre chose.

Vous pouvez avoir comme priorité de toujours veiller à la sécurité sur votre lieu de travail. Imaginons qu’il y ait une check-liste mise en place, et vous devez vérifier tous les matins que chaque critère est respecté.

Un jour, vous recevez un appel de l’école pour vous avertir que votre enfant s’est blessé, il est amené d’urgence à l’hôpital. Que faites-vous ?

Vos priorités changent n’est-ce pas ? Enfin, j’espère que l’être humain en train de me lire est capable de les revoir 😉

Remarquez que sur la balance vie pro et vie perso, il y a deux facteurs communs en ligne de compte : 

  • la valeur émotionnelle liée à un engagement
  • l’importance / urgence d’une action

Je ne suis ni juge ni coach en développement personnel pour vous parler de la gestion de vos émotions.

Cependant, je peux partager la notion qui suit, bien connue des gestionnaires de temps ou des managers pour comprendre que toutes nos tâches n’ont pas la même importance.

Le principe de la matrice Eisenhower

Il y a quantité d’articles sur Internet qui détaillent ce point. Ce n’est pas l’objet de cet article, et pour vous faire gagner du temps, je peux vous conseiller la lecture d’un sujet qui traite de la façon de prioriser ses tâches en détail. Et cela inclut cette matrice. 

Brièvement, il s’agit de trier par ordre d’importance et d’urgence. J’applique cela au quotidien et cela m’aide réellement à revoir… Mes priorités ! 

Remarquez sur le schéma qu’on trouve les deux axes principaux importance et urgence. Puis je l’ai divisé en 4, ce qui me permet de catégoriser. Voici de quelle façon je m’en sers : 

  • urgent et important

Cette partie est vide en début de journée. Pour moi il s’agit d’interventions exceptionnelles comme s’occuper d’un proche qui est amené à l’hôpital, ou rétablir une sauvegarde sur un site web qui a sauté.

  • urgent et non important

Dans l’idéal je délègue cette tâche. Mais dans ma vie de freelance, il y a peu de points que je classe ici.

  • important et non urgent

Je ne serais pas étonnée que tout comme moi, ce soit cette catégorie la plus chargée pour vous aussi. Je suis curieuse de savoir si je suis la seule dans ce cas !

Il s’agit de mes tâches quotidiennes. À l’heure où j’écris ces lignes, il est important pour moi de finir cet article sur un laps de temps auto-imposé.

Puis je passerai à une action concernant un autre projet, etc…

  • non important et non urgent

Une catégorie dans laquelle on a vite fait de laisser traîner des choses qui peuvent finir par prendre une place énorme dans notre esprit !

C’est le piège de cette catégorie. Mais une fois qu’on en a pris conscience, on peut alléger sa tête : “si ce n’est ni important ni urgent, cela vaut-il la peine que je m’y intéresse encore ?”

✍️ Je vous invite à créer sur une feuille 4 cases selon les catégories que je viens d’évoquer. Puis notez ce qui vous vient à l’esprit (perso ou pro ou faites une feuille pour chaque domaine) en vous posant cette question : “est-ce urgent ou important ?”.

Tout est important aujourd’hui… Jusqu’à ce qu’on revoit ses priorités !

Avoir une planification stratégique

C’est l’étape suivante dans la gestion du temps, anticiper et trier ses tâches selon ses projets. Voyons ce que cela peut impliquer dans un cadre professionnel.

Les avantages de la planification sont nombreux ! N’en déplaise aux “esprits sauvages et libertaires”, il est possible de prévoir en toute flexibilité, rien n’est figé. Mais planifier va vous permettre de : 

  • vous rendre compte de la faisabilité d’un projet dans le temps
  • ré orienter vos priorités
  • réaliser qu’il y a des limites à votre temps
  • libérer votre esprit, ce qui n’a pas de prix

L’agenda numérique/digital

Je vous conseille l’utilisation d’un agenda numérique, type Google Calendar. Ainsi, vous pouvez être propriétaire d’un iPhone et d’un PC, vous pourrez le consulter partout.

D’autre part, cela vous permet de facilement créer des blocs thématiques. Vous pouvez vous rendre compte de la cohérence de votre emploi du temps en un coup d’œil.

Il y a de nombreuses fonctionnalités sur ce type d’outil (oui je suis accro à mon agenda numérique !). Surtout si vous profitez de tous les outils gratuits de Google, comme la boîte de réception Gmail. Les deux peuvent être reliés, très pratique !

Prévoir la veille pour le lendemain

Ce conseil est à adapter selon votre activité bien sûr. Mais l’idée est la suivante :

“Commencer sa journée en sachant déjà ce qu’on va faire”

Ainsi vous ne perdez pas de temps à vous demander quelle est la priorité immédiate. Les premiers instants sont précieux, et pour la plupart d’entre nous, c’est là que nous sommes le plus performants.

Personnellement, chaque fin de journée je revois ce qui était prévu pour le lendemain et j’ajuste. Parce qu’il y a toujours, toujours des aléas.

Pas important, pas urgent… Intéressant ?

Ok on l’a vu, si une tâche n’est pas importante, on peut la déléguer et la confier à un collègue ou un prestataire.

Si ce n’est ni important ni urgent, on peut même envisager de la supprimer, l’oublier et s’en débarrasser. Autant utiliser notre vie pour des choses qui en valent la peine.

Quelqu’un vous propose un projet qui n’est pas intéressant ? Pourquoi pas refuser ? Je viens de l’évoquer, profitons de la vie dès maintenant !

Rester focus !

J’ai coupé toutes mes notifications.

Oui je l’ai fait, excepter pour une application de messagerie et ainsi gérer les urgences (les vraies).

Quel soulagement !

Fini de voir sans cesse des alertes sur mon écran ou des sons qui sont perturbants.

Je vais me connecter de façon limitée à mes réseaux, boîtes mail, messageries, etc…

L’avantage principal est que sur un bloc de temps dédié à une tâche qui m’impose d’être concentrée, mon esprit est réellement efficace

Chaque perturbation vient couper l’élan de votre cerveau et de votre énergie. Soyez bienveillant avec vous-même ! Pour arriver à vous libérer du temps pour vous, optimiser les sessions de travail qui demandent toute votre attention. 

Coupez toutes les sources de distractions, demandez à ne pas être dérangé durant cette session. Vous serez épaté de voir la qualité et la productivité de votre travail, c’est promis !

Rassurez-vous, les gens s’habitueront et finiront peut-être à faire de même 😉

Comment mieux gérer son temps

Nous venons de voir les points essentiels de votre organisation de travail de façon stratégique pour planifier votre temps.

Avançons encore d’une étape et de façon concrète, voici une liste de conseils :

  1. User et abuser des listes
  2. Donner une priorité
  3. Planifier
  4. Se former
  5. Refuser ou lâcher prise
  6. Se concentrer
  7. Savoir s’arrêter
  8. Respecter son cycle féminin

Voyons cela en détail, car chaque point mérite votre attention, à toutes et à tous, oui messieurs, même le point n°8

  • User et abuser des listes

Faire confiance à sa tête c’est sympa, mais il y a des personnes tête en l’air (je lève la main !). Ou bien au moment venu, comme devant le rayon d’un supermarché, on ne sait plus ce qu’on avait prévu… (Je lève encore la main).

Alors, pourquoi s’imposer ce type de charge mentale quand il y a… Les listes ! La joie des todos listes ! Vous avez entendu parler de todo ? Cela nous vient de l’anglais, tout simplement : to do = faire ; todo liste = une liste de choses à faire.

Pour le perso, le boulot, usez et abusez des listes en vous concevant un système pour éviter de vous éparpiller. Si vous êtes sur Mac, profitez de l’application native “Notes” et connectez-la à votre cloud Apple. 

Vous les retrouverez partout.

Pour les plus aguerris, vous pouvez créer votre système de todos sur Trello ou Notion.

Vous préférez le papier ? Libre à vous, tant que vous construisez un système qui vous fait gagner du temps et vous permet ensuite de…

  • Donner une priorité

Je reviens rapidement sur le sujet, dans le contexte d’un projet professionnel.  Il est plus facile de donner une priorité à ses tâches lorsqu’elles sont toutes listées !

  1. Lister 
  2. Prioriser
  3. Planifier

  • Planifier

Nous l’avons déjà vu, j’aimerais ajouter un n°4 : ajuster. 

La vie quel que soit le domaine, est faite d’aléas, d’intuition et d’inspiration. 

Parfois il faut se laisser porter. Alors une tâche non accomplie un jour, on peut ajuster le planning et la décaler.

Attention à ne pas vous trouver d’excuses non plus, pour tout reporter au lendemain, hein ! Prenez garde à la procrastination 😉

  • Se former et gagner du temps

Êtes-vous de ces personnes qui commencent toujours par chercher des solutions gratuites ? Je lève la main ! 

J’ai aussi réalisé qu’en investissant dans certains outils et des formations, je gagnais vraiment beaucoup beaucoup de temps.

Les outils nous aident sur des points techniques, ok. Mais une personne spécialisée dans un domaine qui partage son expérience et ses méthodes, c’est précieux. Alors je n’hésite pas à me former. 

La remarque qui suit va être très orientée bien sûr…

Si vous avez besoin de développer vos connaissances en communication digitale et de gagner en efficacité, je vous invite à jeter un œil au programme de ma formation dédiée aux professionnels qui ont besoin de ces notions, et d’aller droit à l’essentiel.

  • Refuser, lâcher prise

Essayez ! Là encore il y a de nombreuses ressources en ligne sur le sujet. Savoir dire “non je ne suis pas intéressé”,  et laissez votre esprit et votre coeur s’alléger. Faites de la place pour l’essentiel.

  • Savoir s’arrêter

Stopper l’action en cours, se divertir un instant, mais laisser aussi du temps au cerveau pour ne rien avoir à faire, ni à regarder ni à lire. Calme et plénitude.

Se connecter à un réseau social ou ses emails, c’est toujours une forme d’occupation pour le cerveau, et il a besoin de faire de vraies pauses.

Savoir ne rien faire pour pouvoir faire mieux après. Déculpabilisez de ne rien faire en toute confiance, vous serez plus efficace par la suite.

  • Connaître et respecter son cycle féminin

Je finis par ce sujet, alors que c’est la priorité absolue. Je détaille cela dans mon approche pour vous aider à comprendre comment être productive grâce à notre cycle féminin mesdames, et non plus “malgré” lui, malgré nous.

Du jour où j’ai pris conscience que mon cycle avait des phases de variations hormonales, cela a changé ma vie. Il est primordial de savoir se respecter et ne pas constamment nous pousser hors de nos limites. En tout cas il y a des moments propices pour cela !

Ne vous sentez pas exclu, messieurs, ce n’est pas mon intention. Par ailleurs, savoir comment fonctionne le cycle des femmes, vous permettrait peut-être de mieux nous comprendre ?


Certes, il m’arrive encore de “subir” mon planning et de me sentir débordée lors de certains pics d’activité.

Mais cela reste temporaire et je continue tous les jours de tester d’autres méthodes et outils pour gagner en productivité.

Celui réellement essentiel, gratuit, toujours disponible, adaptable et évolutif, c’est vous

En effet, la notion première de la gestion du temps étant celle de donner des priorités, à vous de choisir.

Une dernière chose, peu importe les meilleurs outils ou le planning idéal, veillez à ajouter de l’enthousiasme à ce que vous faites au quotidien. Tout s’en ressentira ❤️


Quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps ?

Se sentir plus détendu est déjà un avantage en soi. Il y a aussi d’autres aspects ultra positifs : 

  • gagner en efficacité et productivité
  • avoir un esprit plus léger
  • profiter de plus de temps

Comment gérer la gestion du temps ?

  • User et abuser des listes
  • Donner une priorité
  • Planifier
  • Se former
  • Refuser ou lâcher prise
  • Se concentrer
  • Savoir s’arrêter
  • Se respecter
Magali
Magali
Spécialiste de la com digitale et ingénieure pédagogique, confiance et rigueur sont mes maîtres-mots. 👩🏻‍💻 À cela on ajoute la photographie nature et la plongée à mes hobbies, un équilibre vital 😊

Une remarque à partager ?

2 réponses

  1. Merci pour toutes ces infos.
    Ça recadre même quand on a déjà appris certaines notions/ techniques dans des formations précédentes 😉
    Je me disais que tu aurais presque pu faire 2 articles avec toutes les infos que tu partages !

    1. Hello Nedjma !

      Merci à toi pour ton commentaire qui me laisse pensive… Peut-être que sur une mise à jour de cet article je le scinderai pour l’alléger si d’autres que toi le trouvent effectivement trop dense… Par exemple en faisant un article dédié à l’exemple décrit…
      Nous verrons !
      Je suis ravie que cela t’ait aidé à te remémorer tes acquis 😊

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.