À destination des particuliers comme des entreprises, vous pouvez créer gratuitement une adresse email pour communiquer grâce à Gmail.
C’est un outil de gestion qui permet de recevoir et d’envoyer des messages grâce à une adresse prenom@gmail.com .
C’est l’une des solutions les plus populaires de la suite Google, utilisée par une majorité d’internautes.
Même en version gratuite, il existe de très nombreuses fonctionnalités, la plupart étant sous-exploitées car méconnues.
Voici 30 astuces pour Gmail principalement accessible sur la version gratuite. Certaines sont réservées aux abonnés Workspace.
Soyez rassuré·e, la plupart des solutions présentées ici sont disponibles librement.
Je vous invite vraiment à prendre le temps de paramétrer certains réglages et à tester ces astuces.
Optimiser un outil utilisé au quotidien vous permet de gagner des secondes qui misent bout à bout vous font gagner beaucoup de temps.
Il y a aussi la fluidité de lecture qui non seulement vous fera économiser des minutes et des heures de clics, mais aussi gagner en concentration. Votre temps et votre énergie ne sont pas renouvelables, à vous de faire qu’un outil digital soit à votre service !
1. Activer le mode conversation
1er avantage, tous les mails échangés traitant du même objet vont former un fil de discussion.
2ème avantage, vous pouvez activer la fonctionnalité qui permet de ne pas ajouter les messages précédents aux réponses.
La lecture est fluidifiée, on ne s’y perd plus à retrouver le dernier email et on allège ses échanges de données.
C’est une micro action, certes, mais cela reste une action de sobriété numérique positive.
Actionner
- Cliquez sur la route dentée en haut à droite
- Faites défiler le volet tout en bas et cocher “Mode conversation”
2. Programmer les envois de mail
Très pratique pour diverses raisons, notamment afin de :
- prévoir à l’avance sa communication, comme souhaiter un anniversaire
- envoyer son mail au meilleur moment, et ainsi apparaître en haut de la boîte de réception de son destinataire
Actionner
- Cliquer sur la petit flèche à droite du bouton “Envoyer”, puis sur “Programmer”
- Choisir la date et l’heure
3. Exploiter la barre de recherche
Cette barre de recherche est un outil très puissant sur Gmail et simple à prendre en main.
Plus besoin de créer une folle hiérarchie de libellés pour trier ses mails, à en avoir le tourni.
Actionner
- Cliquer dans la barre de recherche et commencer à taper votre mot-clé : le nom d’une personne, d’un fichier, d’une adresse mail…
- Si votre résultat n’est pas proposé, utilisez les options de recherche avancées en cliquant sur l’icône à droite de la barre
4. Créer des filtres et automatiser des actions
Ce n’est sûrement pas l’appellation la plus explicite qui soit, alors que l’automatisation peut vous faire gagner un temps non négligeable.
Par exemple pour :
- Ajouter un libellé à une adresse mail en particulier
- Marquer comme important
- Transférer à une autre adresse mail
- Supprimer automatiquement
- Envoyer un modèle de réponse
- Déjà marquer comme lu
- Activer automatiquement le suivi
- etc.
Actionner
- Cliquer sur les paramètres (la roue dentée) et “voir tous les paramètres”
- Dans les menus choisir “Filtres…”
- Puis “Créer un filtre”, se trouve au milieu de la page
5. Annuler l’envoi d’un mail
Le laps de temps est limité, et Gmail vous alerte lorsque vous écrivez dans votre message “voir en pj” et que vous n’avez rien ajouté.
Cela reste une petite fonctionnalité bien sympathique, et tant qu’à l’utiliser, je l’ai paramétrée à 30 secondes de délai.
Actionner
- Se rendre dans tous les paramètres (roue dentée puis “voir tous les paramètres)
- Menu Général
- Sous-menu “Annuler l’envoi” et choisir le délai
6. Créer des modèles de réponse
Probablement vous est-il arrivé de réécrire plusieurs fois le même type de message à différentes personnes ou entreprises.
Certes, vous pouvez déjà avoir une bibliothèque de modèles de mail stockée sur votre ordinateur.
Sachez que vous pouvez aussi intégrer des modèles sur Gmail !
Actionner
- Créer un nouveau message et l’écrire, ajoutez l’objet mais pas l’expéditeur
- Cliquer en bas à droite sur les 3 points
- Cliquer sur “Modèle”…
Note :
Il faudra que l’option soit activée dans les paramètres avancés.
7. Paramétrer une réponse automatique
Je pense particulièrement aux professionnels qui lorsqu’ils partent en vacances, peuvent automatiquement prévenir d’une période d’absence.
Ainsi, l’expéditeur est prévenu que son mail a été reçu, et que le destinataire en prendra connaissance à une date ultérieure. Libre à vous de préciser que vous y apporterez une réponse… Ou non !
En effet, s’il y a une urgence à traiter, partagez les coordonnées d’un collaborateur qui pourra se charger de cela en votre absence.
Actionner
- Se rendre dans les tous les paramètres (la roue dentée, comme toujours)
- Rester dans le menu “Général” et se diriger tout en bas bas de la page
- Veiller à personnaliser votre message
- Enregistrer
=> Hum… Il est évident qu’à votre retour, il faudra désactiver la réponse automatique 😉
8. Les raccourcis clavier
Bien souvent, il est plus rapide de taper sur une touche que de manipuler sa souris.
Sur Gmail, il existe de très nombreux raccourcis que vous trouverez en tapant sur “?”.
Avant cela, il faut les activer dans le menu Général de tous les paramètres.
Voici un bref aperçu de ce qui est disponible :
- “ # “ : supprimer
- “ r “ : répondre
- “ e “ : archiver
- “ / “ : accéder à la barre de recherche
9. Utiliser les libellés
Si vous utilisez Gmail et Contacts de Google, le terme “libellé” sur ces deux outils est utilisé différemment. Veillez à bien les distinguer avant tout.
Un libellé vous permet de classer un message, qu’on peut apparenter aux dossiers.
Il est possible d’en créer près de 500 et d’ajouter des sous-libellés.
Je vous conseille d’en créer le moins possible, et plutôt d’apprendre à utiliser les filtres et la barre de recherche.
Vous pourriez vous perdre dans une hiérarchie de libellés trop dense.
Actionner
Il y a plusieurs façons de créer un libellé et de les gérer, en voici une pour l’exemple :
- Depuis la boîte de réception, dans le panneau latéral gauche, menu Messagerie, se diriger tout en bas du panneau et repérer les deux fonctionnalités :
- Personnaliser le nouveau libellé
Il est même possible de donner une couleur à vos libellés, et surtout de créer des automatisations, comme vu plus haut.
Par exemple, attribuer un libellé à une adresse mail dès sa réception, sans le faire manuellement.
10. L’ajout d’une adresse de transfert
À différencier de l’ajout d’un compte de messagerie, que nous allons voir juste après.
Pour l’instant, vous êtes inscrits et connecté à votre boîte de gestion de mail avec une adresse.
Il est fréquent qu’on souhaite utiliser une autre adresse pour distinguer sa vie professionnelle ou associative par exemple.
Pour cela je vous invite à consulter la fiche d’aide de Google sur le sujet. Les étapes y sont décrites.
Cependant, avez-vous besoin d’ajouter une adresse ou de connecter un autre compte ?
Voyons cela avec la prochaine astuce Gmail.
11. Ajouter un compte de messagerie
Vous pouvez connecter un autre compte de messagerie et ainsi récupérer tous les anciens messages, ou au moins les nouveaux.
L’importation des mails précédents est facultative. Méfiez-vous du volume des messages à importer et la pertinence de cette action. Est-ce nécessaire ?
L’avantage majeur d’ajouter un compte est de pouvoir centraliser toute la gestion de vos mails concentrée au même endroit, sur le même outil.
Cela évite de s’y perdre avec trop de points de connexion ou d’application.
Vous trouverez l’aide de Google sur ce lien.
Je vous conseille de procéder à cette connexion dans le calme, sur un créneau de temps où vous avez une large disponibilité. Il y a quelques réglages à faire et à choisir qui sont importants.
12. Répondre sans ajouter de signature
Sans doute avez-vous déjà reçu des mails avec une signature plus ou moins conséquente.
Lors d’un échange de mails sur le même objet, et normalement en mode conversation, ces signatures n’ont plus de sens puisque vous échangez sur le même fil de discussion.
Encore un mini réglage qui réduit l’échange de données et va dans le sens d’une sobriété numérique.
Actionner
Vous trouverez ce réglage dans tous les paramètres et le menu Général (normalement).
Comme il disparaît une fois activé, je ne peux pas vous faire de captures d’écran !
13. Gérer plusieurs signatures
Si vous avez ajouté une autre adresse d’expédition ou un compte de messagerie, vous allez bien entendu envoyer des mails avec différentes adresses.
Votre signature sera sans doute différente.
Vous pouvez aussi distinguer la signature qu’il s’agisse d’un nouvel email ou d’une réponse (ou transfert).
Là encore, l’ajout est facile :
Actionner
- Dans tous les paramètres, menu Général, tout en bas
14. Bloquer une adresse
Quelque soit la raison qui vous motive à bloquer une adresse, cela se fait en deux clics :
- Se connecter à l’un des mails de l’adresse concernée
- Cliquer sur les 3 points en haut à droite du message et bloquer…
Vous avez changé d’avis ?
Les adresses bloquées se trouvent dans “Tous les paramètres”, menu “Filtres et adresses bloquées”.
15. Intégrer les autres outils de la suite Google
Agenda, Contacts, Keep, Tasks…
Si vous travaillez avec ces outils, vous les retrouverez sur la très discrète barre latérale à droite.
En cliquant sur le “ + ”, vous pouvez intégrer d’autres modules de travail comme Slack, Trello, Docusign…
Actionner
Exemple avec un mail reçu pour valider un rendez-vous et l’utilisation de Google Agenda.
En haut du mail, sur la barre d’options horizontale, il y a un menu avec trois points.
Au clic, une fenêtre s’ouvre et propose entre autre, de “Créer un évènement”.
S’il y a suffisamment d’informations dans le mail, automatiquement il va vous être suggéré un nouvel évènement dans votre planning, avec date, heure etc…
Gain de temps assuré !
16. Mini CRM
Un Customer Relation Management est un outil qui permet de gérer ses échanges prospects, clients etc.
Il en existe de toute sorte, gratuit, payant, souvent complexe à utiliser… Et avec un logiciel comme Notion, vous pouvez aussi créer le vôtre.
Avec Contacts de Google, vous pouvez retrouver d’un coup les derniers mails échangés avec quelqu’un.
Comme un CRM mega simplifié, mais je trouve cette fonctionnalité sympa pour se rendre compte des derniers sujets traités ensemble.
Actionner
Plusieurs possibilités, la plus simple étant de vous rendre sur le répertoire de Contacts et de cliquer sur un individu.
Ou bien :
- Depuis un email, cliquer sur l’icône Contacts de la barre latérale droite
- Cliquer sur la personne concernée
- Consulter les échanges de façon ante chronologique
17. Activer le mode confidentiel
Aviez-vous remarqué ce petit cadenas à côté du bouton “Envoyer”, sur un nouveau message ?
Cela permet de limiter le champs d’action :
- pas de transfert, copie, impression ou téléchargement
- délai d’expiration après lequel le message disparaît
- ajout d’un code
Note :
Il est possible que cette option ne soit disponible que pour les comptes payants de Google.
Quelqu’un peut me laisser un commentaire pour me confirmer si depuis son compte gratuit il a accès, ou non, à cela. Merci d’avance !
18. Mettre un mail en attente
Faites-vous partie des personnes qui travaillent avec une boîte organisée et épurée ?
Est-ce que vous optimisez vos blocs de temps dans la gestion de votre planning ?
Si c’est votre cas, vous devriez me voir venir, autrement, je m’explique.
Il est souvent plus agréable d’avoir des espaces de travail épurés, afin de ne voir que ce qu’il y a d’essentiel. La concentration est ainsi accrue.
Certains mails ne nécessitent pas d’être traités dans l’immédiat. Auquel cas, cette option permet de faire disparaître le message momentanément. Il reviendra dans la boîte de réception au jour et à l’heure que vous aurez choisi.
Actionner
- Depuis le mail en question, cliquer sur l’icône, puis choisir la date et l’heure
Si l’icône n’apparaît pas sur votre propre interface, tentez de cliquer sur les 3 points verticaux à droite.
19. Activer un suivi
Le suivi vous permet d’ajouter un marqueur visuel. C’est comme créer un code couleur pour une lecture rapide des actions à mener.
Vous l’ajoutez manuellement ou vous créez un filtre pour automatiser un workflow.
L’ajout manuel se fait depuis le mail et la barre d’option horizontale juste au-dessus. Soit l’icône apparaît, soit vous cliquez sur les 3 points verticaux.
Aviez-vous remarqué l’étoile à gauche de toutes les lignes de vos mails ?
Dès l’activation, elle apparaît en jaune :
Les icônes de suivi peuvent être de couleurs et significations différentes. Tout est réglable depuis “tous les paramètres”, dans le menu Général.
20. Marquer comme important
Ce marqueur permet d’avoir un icône différent du suivi avec l’étoile, et de créer d’autres types filtres.
Notamment de marquer comme important tous les mails provenant de l’adresse de l’un de vos collaborateurs.
Ainsi, sur la ribambelle de mails sous vos yeux, la flèche jaune se démarquera des autres.
Actionner
- Activer la marque important manuellement depuis le mail, la barre option horizontale au-dessus et le menu des 3 points.
21. Désactiver les notifications
J’organise mon espace de travail et ma vie privée de façon à ce que les notifications ne viennent pas me polluer la vie.
La plupart des utilisateurs utilisent leur boîte mail comme s’il fallait tout traîter de façon immédiate.
Pourtant 99,99% des messages ne sont pas urgents, c’est le principe des emails.
En effet, lors d’une urgence on cherche à prendre contact par d’autres moyens comme… L’appel téléphonique !
Alors pour gérer vos différentes notifications, cela se passe dans “tous les paramètres”, menu “Paramètres avancés”, puis la section “Icône…”
Pour gérer les notifications qui apparaissent sur votre ordinateur, il faudra paramétrer cela depuis le navigateur ou dans les réglages de votre mobile.
22. Messagerie hors connexion
Très utile pour préparer vos échanges si vous n’avez pas de connexion Internet.
Ainsi une fois la connexion Internet rétablie, toutes vos réponses ou vos nouveaux messages seront lancés automatiquement.
Il faudra un espace de stockage sur votre ordinateur et paramétrer quelques réglages.
Tout se passe dans les paramètres évidemment !
23. Personnaliser l’espace de travail
Plutôt que d’utiliser l’espace par défaut de Gmail, vous pouvez changer la couleur, le thème…
C’est tout de même plus agréable de se connecter au quotidien sur un outil qui nous plaît !
Pour cela, rendez-vous sur les paramètres et dans le premier panneau vous trouverez plus bas “Thème”.
24. Choisir l’affichage de lecture
Libre à vous de tester trois options pour avoir une boîte de réception la plus lisible possible, selon vos attentes.
Retrouvez ce réglage dans les paramètres, le premier volet et non dans les paramètres avancés.
25. Synchroniser sur tous les appareils
Tellement pratique de pouvoir consulter ses mails depuis tous ses appareils !
Pour cela téléchargez l’application Gmail et évitez de vous éparpiller avec l’appli mail native de votre mobile.
26. Google Meet et Chat en un clic
Connectez-vous à une nouvelle réunion en visioconférence depuis votre Gmail.
Regardez dans l’angle inférieur gauche de votre boîte…
Dans mon exemple ci-dessus, il s’agit de Google Meet.
Le chat je ne l’ai pas activé, ne l’utilisant pas, j’épure mon espace visuel.
27. La messagerie dynamique
Une option qui a le mérite d’être activée de façon simplissime et peut avoir son utilité selon les profils utilisateurs.
Cela vous permet d’avoir des interactions avec des commentaires, des questionnaires ou autre, sans quitter l’interface.
À vous de l’activer, de la tester et de la conserver… Ou non !
Cela se passe dans “Tous les paramètres”, menu “Général”.
28. Dossier Spam
Le système de filtre est très au point sur Gmail.
Quand je reçois plus de 20 spams par jour sur Hotmail, j’en ai peut-être un par semaine sur Gmail.
Cette fonctionnalité est automatiquement activée et le dossier se trouve dans le menu latéral gauche.
En vérifiant la nature du message, peut-être que Gmail aura fait une erreur. Il vous suffira de cliquer sur “Signaler comme non spam” pour déplacer le message dans la boîte de réception et le traiter.
Le classement manuel d’un mail en spam peut se faire depuis le mail en questions, en cliquant sur l’icône dans la barre d’options horizontale, juste au-dessus.
29. L’accusé de réception
Bidon or not bidon ?
À vous d’en juger !
L’ajout de cette option ne vous permet pas de savoir clairement si le mail a été reçu et lu. Uniquement de demander la « confirmation de lecture ».
En effet, le destinataire doit cliquer de lui-même sur l’accusé de réception qui s’affichera à la lecture du message.
Ceci étant, pour l’activer, l’option se trouve dans le menu des 3 points depuis un nouveau message.
30. Créer une application Gmail pour ordinateur
La dernière et presque ma préférée !
En effet, l’appli existe pour mobile et pour l’avoir sur votre ordinateur, il y a une petite manipulation à faire.
Ensuite vous pouvez enregistrer l’outil dans vos raccourcis pour y accéder en un clic, plutôt que de devoir vous rendre sur votre navigateur Internet à chaque fois.
Actionner
- Se connecter à Gmail depuis Chrome
- Tout en haut à droite, cliquer sur les 3 points
- Choisir “Plus d’outil”
- Cliquer “Créer un raccourci”
- Nommer le raccourci et COCHER “ouvrir…”, puis sur “Créer”
Nous avons vu ensemble 30 fonctionnalités presque toutes utilisables sur la version gratuite. Selon la date à laquelle vous consulterez cet article, il y en aura peut-être des nouvelles, ou qui auront évolué.
Je serais ravie de découvrir d’autres astuces grâce à vous et de savoir de quelle façon vous utiliser Gmail.
